Dokumentenverwaltung und Archivierung

Bei der Dokumentenverwaltung kommt es heute besonders auf den Faktor Effizienz an. Doch noch nicht in allen Betrieben läuft es in dieser Hinsicht wirklich rund. Leidet auch Ihr Unternehmen unter der Effizienzfalle „Papier“?

Wichtige Dokumente, ausgehender Schriftverkehr, E-Mails, Notizen: alles wird mehrfach ausgedruckt, aufbewahrt, gelocht, abgeheftet, kopiert, verlegt und vor allem: gesucht. Und das in der Regel von mehreren oder sogar von allen Teammitgliedern. Das kostet Sie täglich viel Geld und Zeit. Unterschiedliche Versionsstände und verlorene Dokumente können zudem im weiteren Arbeitsablauf erhebliche Probleme bereiten.

Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) können alle Angestellten eines Unternehmens sämtliche Dokumente verwalten, effektiv bearbeiten und archivieren.

System für die Dokumentenverwaltung schafft Ordnung

Durch den Einsatz einer Dokumentenverwaltung über ein zentrales System lässt sich der Papierverbrauch in einem Büro unserer Erfahrung nach um bis zu 80 Prozent reduzieren. Da jedes Dokument nur noch einmal an einem festgelegten Ort vorhanden ist, wird zudem der Arbeitsaufwand für die Suche deutlich geringer. Digitalisiert und mit eindeutigen Schlagwörtern versehen wird es in einer von Ihnen vorgegebenen Struktur in der DMS-Software abgelegt.

Mithilfe der Suchfunktion lassen sich alle Dokumente zielsicher auffinden. So können alle zu jedem Zeitpunkt auf aktuellste Informationen zugreifen – so geht moderne Dokumentenverwaltung.

Bei der Bearbeitung der Dokumente erstellt das DMS automatisch Versionen, wodurch der Verlauf der Änderungen nachvollziehbar und reproduzierbar wird. Dabei entscheiden Sie, wer Zugriff auf welche Ordner und Dateien hat. So erhöhen sich außerdem der Datenschutz und die Zugriffssicherheit in Ihrem Unternehmen. Die Umwelt freut sich auch – dank weniger unnötigem Papierverbrauch für ein nachhaltig agierendes Unternehmen.

Optimieren Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiter mit der Dokumenten-Management-Software.

Dokumentenverwaltung mit System: Ihre Vorteile

Dokumenten-Management, Archivierung und Workflow in einem System für mehr Effizienz.
Höchste Sicherheitsstandards durch einstellbare Zugriffsrechte für sensible Unternehmensdaten.
Maximale Verfügbarkeit von aktuellen Informationen zu jeder Zeit an allen Arbeitsplätzen.
Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten dank Optimierung des Workflows.
Einheitliche Struktur der Datenablage im gesamten Unternehmen.
Finden statt Suchen: schnelles Auffinden von Informationen dank ausgefeilter Suchmethoden.
Digitale Archivierung reduziert das Papieraufkommen und spart Platz und Geld.
Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung und der Dokumentenwege.
Schnittstellen zu verschiedenen Office-Anwendungen erleichtern das Ablegen.
Verwaltung unterschiedlicher Dokumentenarten ist möglich.

Dokumentenverwaltung: unsere Leistungen für Ihr DMS im Überblick

LANOS berät Sie bei der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Management-Systems, das genau zu Ihren Zielen passt.
Bei der detaillierten Konzeption einer auf Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen angepassten DMS-Software werden Sie von LANOS professionell unterstützt.
LANOS installiert und implementiert die benötigte DMS-Software und -Hardware und stellt die Kompatibilität der einzelnen Komponenten sicher.
Als DATEV Solution Partner verfügt LANOS über weitreichende Erfahrungen im Einsatz von DMS in Verbindung mit DATEV, zum Beispiel mit der Lösung ELO for DATEV.

ELO for DATEV

Mit der Lösung ELO for DATEV prüfen Sie eingehende Belege auf digitalem Weg und geben sie mit nur einem Knopfdruck frei. Diese ECM-Lösung in Verbindung mit DATEV Rechnungswesen erschafft einen durchgängigen und effizienten Workflow. Sie gewinnen Zeit, senken die Fehleranfälligkeit und sparen bares Geld in der Verwaltung.

Mehr zu ELO for DATEV

Als zertifizierter ELO Business-Partner verhelfen wir Ihnen zu einer modernen Dokumentenverwaltung mit mehr Struktur und Ordnung in Ihrer Ablage.

ELO entwickelt Softwarelösungen, die Sie dabei unterstützen, Ihre papiergebundenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren. So beginnt für Sie der Wandel zum papierlosen Arbeitsplatz mit dem Einsatz Ihrer neuen Dokumentenverwaltung.

Die elektronische Verwaltung von Unternehmensinformationen mit ELO schafft eine bessere Infrastruktur für sichere, schnelle, effektive und kostensparende Geschäftsprozesse. Die ELO Enterprise-Content-Management-Technologie verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Mit ELO arbeiten Sie schneller, effektiver, kostengünstiger und sicherer!

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