Ersetzendes Scannen mit DATEV
Trotz aller Bemühungen zur Digitalisierung im Büro sammeln sich noch immer Berge von Akten, Ordnern und Belegen an? Ganz darauf verzichten können Sie nicht, immerhin müssen Sie die Unterlagen rechtssicher aufbewahren? Mit dem Verfahren zum Ersetzenden Scannen lösen Sie das Problem!
Originalbelege werden eingescannt und im sicherseten Rechenzentrum Deutschlands aufbewahrt. Mit den entsprechenden Prozessen erhalten diese digitalen Kopien damit den selben Stellenwert wie das Original in Papierform. So können Sie guten Gewissens die Papierbelege vernichten und profitieren gleichzeitig von den digitalen Systemen.
Wie kann ich alte Belege rechtssicher vernichten?
Papierlose Kommunikation kann viele Prozesse vereinfachen. Durch den digitalen, komfortablen Belegaustausch können Sie den Prozess, wie mit Unterlagen umgegangen wird weiter optimieren. Nach dem Einscannen werden die Dateien in der DATEV Cloud gesichert und können darüber hinaus über ein Dokumenten-Management-System optimal abgelegt, verschlagwortet, sortiert und auch wieder gefunden werden. Das spart Zeit und Geld bei der aktiven Arbeit mit Belegen. Lästiges Ordner-Schleppen und das Wälzen von Papierbergen ist damit Geschichte.
Die Originale müssen Sie zukünftig nicht mehr aufbewahren, wenn Sie hierfür das Ersetzende Scannen verwenden. Dies passiert voll digital und stellt sicher, dass die eingescannte Kopie des Belegs den Status eines Originals erhält. So können Sie z.B. im Falle einer Betriebsprüfung weiterhin drauf zurück greifen, ohne sich mit dem Papier zu belasten.
Doch wie funktioniert das? Dies ist die Besonderheit beim Ersetzenden Scannen. Hierbei wird die sogenannte Beweiskraft umgekehrt. Die digitale Version des Beleges wird zum Original und das Papier darf entsorgt werden.
Voraussetzung hierfür ist eine festgelegte und strukturierte Vorgehensweise beim Scannen sowie die revisionssichere Aufbewahrung der digitalen Version. Außerdem ist eine sorgfältige Verfahrensdokumentation Grundvoraussetzung für das Vernichten der Papierbelege. In dieser werden die Prozesse für das Ersetzende Scannen definiert.
Das IT-Systemhaus LANOS unterstützt Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation sowie der Umsetzung des Ersetzenden Scannens und Nutzung in DATEV. Sprechen Sie uns gerne an!
Vorteile für Kanzleien
- Die Untersuchung der Prozesse und Abläufe bietet der Kanzlei die Chance, das Unternehmen noch besser kennenzulernen.
- Verbesserung des Qualitätsmanagements
- Größeres Beratungsangebot der Kanzlei
- Erhebliche Vorteile durch die Vermeidung von Schätzungen und unangenehmen Diskussionen mit Betriebsprüfer und Mandant.
- Profilierung der Kanzlei als Unternehmensberater:
- Geschäftsfeld betriebswirtschaftliche Beratung als Zusatzchance, beispielsweise als Unternehmensplanung, Nachfolgeplanung oder Controlling
Vorteile für Unternehmen
- Schwachstellen und Risiken im Unternehmen werden erkannt.
- Transparenz der internen Verfahren und Störfallvermeidung wird gewährleistet.
- Die Verfahrensdokumentation vermeidet den Verdacht auf Vorsatz und Leichtfertigkeit.
- Bestehende Prozesse werden dokumentiert und dabei optimiert.
- Durch die Verfahrensdokumentation und das revisionssichere Archiv können Papierbelege vernichtet werden.
Unser Flyer zum Ersetzenden Scannen und der Verfahrensdokumentation mit DATEV steht für Sie zum Download bereit.
Gerne können Sie diesen an Ihre Mandanten oder Ihre Kanzlei weiter leiten
Sparen Sie Zeit beim Suchen und Ablegen von Belegen
Optimale Verwaltung über ein Dokumenten-Management-System
Prüfungskonforme & rechtssichere Ablage aller Belege
Reduzierung der Kosten für analogen Papieraufwand