Die Verfahrensdokumentation und der Prozess des ersetzenden Scannens ist Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege.
Das Ersetzende Scannen soll Unternehmen dabei unterstützen, originale Buchungsbelege zu digitalisieren. Dadurch müssen sie zukünftig nicht mehr zwingend in Papierform aufbewahrt werden.
Das hilft, Kosten und Zeit zu sparen: Unternehmen benötigen für Ihre Archivierung deutlich weniger Platz und durch die Digitalisierung werden Prozesse zur Bearbeitung beschleunigt. Für des Ersetzende Scannen im Unternehmen wird eine individuelle Verfahrensdokumentation benötigt, um alle Schritte vom Eingang des Papierbelegs über den Scan-Vorgang bis hin zur Vernichtung der Dokumente darzustellen. Dies sorgt für erhöhte Rechtssicherheit und einen geordneten Workflow bei der Einführung des Ersetzenden Scannens.
Das IT-Systemhaus LANOS unterstützt Sie als erfahrener DATEV Partner bei der erstmaligen Erstellung und der Pflege Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation.
Was habe ich davon, eine Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Sannen einzuführen?
Vorteile für das Unternehmen:
- Schwachstellen und Risiken im Unternehmen werden erkannt.
- Transparenz der internen Verfahren und Störfallvermeidung wird gewährleistet.
- Die Verfahrensdokumentation vermeidet den Verdacht auf Vorsatz und Leichtfertigkeit.
- Bestehende Prozesse werden dokumentiert und dabei optimiert.
- Durch die Verfahrensdokumentation und das revisionssichere Archiv können Papierbelege vernichtet werden.
Vorteile für die Kanzlei:
- Die Untersuchung der Prozesse und Abläufe bietet der Kanzlei die Chance, das Unternehmen noch besser kennenzulernen.
- Verbesserung des Qualitätsmanagements
- Größeres Beratungsangebot der Kanzlei
- Erhebliche Vorteile durch die Vermeidung von Schätzungen und unangenehmen Diskussionen mit Betriebsprüfer und Mandant.
- Profilierung der Kanzlei als Unternehmensberater:
- Geschäftsfeld betriebswirtschaftliche Beratung als Zusatzchance, beispielsweise als Unternehmensplanung, Nachfolgeplanung oder Controlling
Inhalt der Erstberatung zum Ersetzenden Scannen und zur Verfahrensdokumentation*:
- Umfang der Folgeberatung
- erforderliche Maßnahmen
- Beteiligte im Projekt
Gerne beraten wir Sie zu den umfangreichen Möglichkeiten, die DATEV zum Ersetzenden Scannen und zur Verfahrensdokumentation bietet.
* Reine Dienstleistung, max. 4 Stunden
