E-Rechnung ab 2025 Pflicht: Steigen Sie um auf die elektronische Rechnung

Das neue Wachstumschancengesetz bringt frischen Wind in die Buchhaltung! Spätestens ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich auf elektronische Rechnungen umgestellt haben. LANOS bietet Ihnen die passende Lösung für einen reibungslosen Wechsel.

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Was sind E-Rechnungen bzw. Elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen, im Gegensatz zu Papierrechnungen, basieren auf einem einheitlichen, strukturierten Datenformat. Sie erleichtern den Rechnungsprozess für Sender und Empfänger durch automatisierte Verarbeitung und Archivierung.

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das im Geschäftsverkehr für Ausstellung, Übermittlung und Empfang von Rechnungen verwendet wird, und ersetzt herkömmliche Papierrechnungen. E-Rechnungen ermöglichen eine effiziente automatisierte Verarbeitung. Diese Automatisierung reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess erheblich. Darüber hinaus ermöglichen E-Rechnungen eine nahtlose Integration in vorhandene Systeme wie Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme, was die Effizienz weiter steigert.

Die Europäische Union hat beschlossen, dass ab dem Jahr 2025 elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend sein sollen. Diese Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat.

Die elektronische Archivierung von E-Rechnungen bietet ebenfalls klare Vorteile. Im Gegensatz zu Papierdokumenten können E-Rechnungen platzsparend und kostengünstig in digitalen Archiven gespeichert werden. Dies erleichtert nicht nur den Zugriff auf benötigte Informationen, sondern trägt auch zur Umweltfreundlichkeit bei, indem der Bedarf an Papier und physischem Archivraum reduziert wird.

Frühzeitig vorbereiten und profitieren: Der Umstellungsaufwand zur Nutzung der Elektronischen Rechnung variiert je nach Digitalisierungsgrad. Umso wichtiger ist es, frühzeitig zu handeln und die notwendigen Schritte für den Wechsel auf die E-Rechnung einzuleiten. LANOS unterstützt Sie dabei!

Die Vorteile elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen revolutionieren zunehmend die Art und Weise, wie Unternehmen ihre finanziellen Transaktionen abwickeln. Durch die Nutzung moderner Technologien eröffnen sich vielfältige Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Nachhaltigkeit der Rechnungsprozesse verbessern können.

Vorteile für Rechnungssteller

Einfachere Abwicklung von Rechnungen: Der gesamte Prozess der Rechnungserstellung wird deutlich vereinfacht.
Beschleunigung der Abläufe: Die Zeit, die für die Bearbeitung von Rechnungen benötigt wird, wird drastisch verkürzt.
Zuverlässige Zahlungseingänge: Pünktlichere Zahlungseingänge und finanzielle Planungssicherheit dank schnellere Bearbeitung.
Kosteneinsparungen beim Versand von Rechnungen: Einsparpotenzial durch den Verzicht auf Papier und Porto.
Verbesserung der Prozessqualität: Die Automatisirung steigert die Qualität der Prozesse und minimiert mögliche Fehlerquellen.
Flexible Arbeitsmöglichkeiten: Die Möglichkeit, Rechnungen unabhängig vom Standort zu erstellen, ermöglicht flexiblere Arbeitsweisen und steigert die Effizienz.

Vorteile für Rechnungsempfänger

Optimierte Rechnungsverarbeitung: Dank automatisiertem Einlesen der Rechnungsdaten wird der Prozess der Rechnungsverarbeitung optimiert.
Verbesserte Datenqualität: Die Fehlerreduzierung erhöht die Datenqualität, was zu präziseren und verlässlicheren Informationen führt.
Kosteneinsparungen in der Rechnungsverarbeitung: Kostenersparnisse bei der Rechnungsverarbeitung tragen zur Steigerung der finanziellen Effizienz bei.
Dezentrale Rechnungsbearbeitung ermöglicht: Die flexible, dezentrale Rechnungsbearbeitung erhöht die Mitarbeiterautonomie im Arbeitsablauf.
Flexibles Arbeiten: Durch die Möglichkeit der ortsunabhängigen Rechnungsstellung wird flexibles Arbeiten erleichtert.

Welche Anforderungen gibt es an die Elektronische Rechnung?

E-Rechnungen müssen in einem bestimmten Format vorliegen und müssen elektronisch signiert sein, um die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung zu gewährleisten. Zudem müssen E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden.

Zulässige Formate für die E-Rechnung sind:

XRechnung: Das standardisierte Format für die E-Rechnung in Deutschland, basierend auf der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch strukturierte Daten im XML-Format enthält, kompatibel mit XRechnung.
Factur-X: Ein französisches Format, das ebenfalls mit der europäischen Norm EN 16931 kompatibel ist.

Eine PDF als digitales Dokument reicht nach den neuen Anforderungen NICHT mehr aus!

Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen

Die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen unterscheidet sich grundlegend von der herkömmlichen Methode mit Papierrechnungen. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil effizienter Geschäftsprozesse. Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu modernisieren und Kosten zu senken, indem sie auf papierlose Methoden umsteigen. Darüber hinaus ermöglicht die elektronische Archivierung eine schnellere und effizientere Suche nach Rechnungsdaten sowie eine verbesserte Nachverfolgung und Analyse von finanziellen Transaktionen.

Die korrekte Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen ist entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und Geschäftsabläufe zu optimieren.

Verarbeitung:

Erstellung und Übermittlung: E-Rechnungen verwenden strukturierte Formate wie XRechnung (ein offizieller Standard im öffentlichen Auftrag) oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen die automatische Extraktion und Verarbeitung von Rechnungsinformationen.
Automatisierung: E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, z. B. durch Scannen und Erkennung der relevanten Daten.
Integration: Die Daten aus E-Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssysteme und andere Unternehmenssoftware integriert werden.
Effizienzsteigerung: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen spart Zeit und Kosten im Vergleich zur manuellen Verarbeitung.
Digitalisierung: Die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei und fördert den medienbruchfreien Rechnungsverkehr.

Archivierung:

Gesetzliche Anforderungen: Gesetzeskonforme E-Rechnungen erfüllen die Vorgaben der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung und des geplanten Wachstumschancengesetzes des Bundesfinanzministeriums.
Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, genauso wie Papierrechnungen. Das Aufbewahrungsmedium muss für steuerlich relevante Dokumente elektronisch sein, nicht in Papierform.
Digitale Archivierung: Die elektronische Archivierung von E-Rechnungen ist effizienter und platzsparender als die Archivierung von Papierrechnungen.
Revisionssicherheit: Die archivierten E-Rechnungen müssen jederzeit verfügbar und unveränderbar sein.

So unterstützt LANOS Sie bei der Einführung der E-Rechnung:

Wir unterstützen Sie bei der Einführung der E-Rechnung auf verschiedene Weisen:

Beratung und Planung: Wir beraten Sie bei der strategischen Planung für die Einführung der E-Rechnung. Dies umfasst die Auswahl geeigneter Softwarelösungen, die Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse und die Festlegung von Umsetzungszielen.
Technische Implementierung: Wir nehmen die technische Umsetzung der E-Rechnung für Ihr Unternehmen vor.
Schulungen und Workshops: Wir bieten Schulungen und Workshops für Ihre Mitarbeiter an, um das Verständnis für die E-Rechnung zu fördern. Dies umfasst die richtige Nutzung der Software, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen.
Support und Wartung: Wir bieten kontinuierlichen Support und Wartung für Ihre Systeme. Dies umfasst in Form von unseren Service Level Agreements die Behebung von technischen Problemen, Aktualisierungen und die Sicherstellung der reibungslosen Funktion.

ELO for DATEV für die digitale Rechnungsverarbeitung

ELO for DATEV ist eine Softwarelösung, die die Belegverarbeitung von der Archivierung bis zur Buchung im DATEV-Rechnungswesen optimiert. Sie ermöglicht Unternehmen, Rechnungen effizient zu verarbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Papierbelege handelt, die gescannt werden, oder um Rechnungen, die per E-Mail eingehen.

Automatische Erkennung von Rechnungsinhalten: ELO for DATEV erkennt E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD und kann diese automatisiert verarbeiten. Eingehende Rechnungen werden analysiert, klassifiziert und der Rechnungsdatensatz wird für den Kontierungs- und Freigabeprozess übergeben.
Verzahnung mit DATEV-Rechnungswesen: Dank der engen technischen Verzahnung mit den DATEV-Programmen ermöglicht ELO for DATEV einen durchgängigen und effizienten Prozess. Über einen Beleglink kann direkt aus dem Buchungssatz auf die Belege zugegriffen werden.
ELO for DATEV kann zudem um individuelle Geschäftsprozesse erweitert werden, z. B. um ein Vertragsmanagement.

Gern beraten wir Sie zum Thema E-Rechnungen

Mit langjähriger Erfahrung unterstützen wir Unternehmen aller Größen und Branchen bei der erfolgreichen Einführung der E-Rechnung. Dabei sind wir stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen und technischen Anforderungen. Darüber hinaus stehen wir Ihnen während der Einführung und Nutzung der E-Rechnungssysteme mit persönlichem Support zur Seite.

Kontaktieren Sie uns noch heute für ein kostenloses Beratungsgespräch und lassen Sie uns gemeinsam die Vorteile der E-Rechnung für Ihr Unternehmen maximieren!

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