News Detail

Folgen Sie LANOS auf...

Presse

Karosserie- und Lackierzentrum Vogel migriert Anwendungs- und Server-Landschaft in die LANOS®cloud

In puncto IT war die Vogel GmbH & Co. KG bis 2020 ein klassischer mittelständischer Dienstleistungsbetrieb mit rund 30 Mitarbeitern an zwei Standorten, der seine Server-Infrastruktur Inhouse betrieb und regelmäßig den Erfordernissen des operativen Geschäftsbetriebs anpasste. Das anhaltend starke Wachstum vor allem im Schadenmanagement für Geschäftskunden machte bei dem Spezialisten für Karosserie- und Lackierarbeiten jedoch immer wieder Erweiterungen der IT-Infrastruktur notwendig. Um dem stetig wachsenden Administrationsaufwand Herr zu werden und die regelmäßig auftretenden Flaschenhälse im IT-Betrieb zu vermeiden, migrierte die Geschäftsführung ihre Anwendungs- und Serverlandschaft schließlich in die LANOS®cloud. Mit der strategischen Entscheidung ist das Unternehmen für die weitere Zukunft optimal aufgestellt: Mehr- oder Minderbedarfe lassen sich nicht nur direkt, flexibel und ohne ausufernde Kosten nachsteuern – auch im Hinblick auf die Ausfall-, Betriebs- und Datensicherheit bei der Auftragsabwicklung mit Geschäftskunden bietet der Umzug in das Rechenzentrum heute einen signifikanten Mehrwert für das familiengeführte Unternehmen.

Gemäß dem Motto „Für alle Marken. Für alle Fälle.“ behebt die Vogel GmbH & Co. KG sämtliche Unfallschäden an allen Fahrzeugtypen – ob es sich dabei um die Reparatur von Kunststoffteilen, das Instandsetzen von Aluminium-Karosserien oder den Austausch von Teilen handelt. Schadensanalysen, Achsvermessungen und der Einsatz von Richtsystemen gehören für das Unternehmen ebenso zum Tagesgeschäft wie Reparaturlackierungen, Smart Repair, Sonder- und Effektlackierungen oder der Scheibenservice in Erstausrüsterqualität. Als Fuhrpark- und Versicherungspartner übernimmt das Unternehmen die Unfallbewertung, Instandsetzung und Aufbereitung von Privat- und Geschäftsfahrzeugen.

 

IT-Betrieb war nur mit wachsendem Ressourcenaufwand zu gewährleisten

 

Insbesondere das Geschäftskundensegment aus dem Leasing-, Fuhrpark- und Versicherungsumfeld unterlag in den vergangenen Jahren einem sehr dynamischen Wachstum, was besondere Anforderungen an die Abläufe und die IT-Infrastruktur gestellt hat: So erfordert das Schadenmanagement etwa ein straffes Reporting und digitale Prozesse, die über die eigene IT zuverlässig abgebildet, verarbeitet und zurückgespielt werden müssen. „Bei Auftragspeaks sind wir mit unseren IT-Kapazitäten regelmäßig am Limit gefahren und unserem tatsächlichen Bedarf hinterhergelaufen. Operativ hat sich dies in Form von Performance-Engpässen in unseren Systemen und mitunter auch einer mangelnden Effizienz bei der Abwicklung einzelner Aufträge widergespiegelt. Wir haben ständig daran arbeiten müssen, die Flaschenhälse in unserer Server- und IT-Landschaft aufzulösen“, fasst Mitgeschäftsführer Peter Vogel die Situation zusammen. „So mussten wir den Arbeitsspeicher erweitern und neue Storage-Kapazitäten für die stark wachsenden Datenmassen schaffen, etwa durch den Einbau zusätzlicher Speicher und die Verlagerung einzelner Anwendungen. Die laufende Speichererweiterung hatte schließlich zur Folge, dass die Datensicherung nicht mehr hinterherkam. Um die Datensicherungszeiten einzuhalten, mussten wiederum die Datensicherungen komprimiert werden - so führte immer ein Problem zum nächsten. Dies war nur mit einem enormen zusätzlichen Ressourcenaufwand möglich, um die Anforderungen unserer Kunden im operativen Geschäft zu erfüllen. Für die Dynamik bei der Zusammenarbeit mit unseren Geschäftskunden und Partnern war unserer bisheriger IT-Ansatz schlicht nicht geeignet.“

Inhouse-Betrieb hatte aus betriebswirtschaftlicher Sicht keine Zukunft

Vor diesem Hintergrund und mit Blick auf das absehbare Lebenszyklus-Ende des 2007er Microsoft Small Business Servers entschied sich die Geschäftsführung 2019 dazu, die IT neu zu organisieren, um sie entsprechend des tatsächlichen Bedarfes besser skalieren und gleichzeitig die eigene IT-Betriebssicherheit erhöhen zu können. Das Unternehmen hat sich daraufhin gezielt nach möglichen Alternativen umgeschaut und eingehend geprüft, wie sich der Cloud-Markt entwickelt, welche Lösungen bereits Cloud-fähig sind und wie Erfahrungsberichte ausfallen. Ein Kostenvergleich zwischen einem adäquaten Inhouse Server und einem vergleichbaren Server aus dem Rechenzentrum sowie unter Einbezug der weiteren Kostenbestandteile sollte weitere Klarheit bringen.

 

Für Peter Vogel stand recht schnell fest, dass sich das Unternehmen von dem eigenen Server-Betrieb verabschieden müsse, um eine dauerhaft stabile IT zu planbaren Kosten vorzuhalten und den eigenen Administrationsaufwand auf ein Minimum herunterzufahren. Die Systemlandschaft, unter anderem bestehend aus einem Dealer Management System mit Schnittstellen zu einem Dokumentenmanagementsystem, der DATEV Buchhaltung und spezifischen Portalen von Versicherungs- und Leasing-Gesellschaften, sollte somit „in die Cloud“ eines externen Rechenzentrums umziehen.

 

Mittelständisches Systemhaus mit DATEV- und Outsourcing-Kompetenz im Fokus

Gesucht wurde also ein Systemhaus, das über die entsprechenden Rechenzentrums-Strukturen verfügt, die konzeptionelle Beratungskompetenz für eine reibungslose Migration mitbringt und mit individualisierbaren Managed Services für einen zuverlässigen Cloud-Betrieb sorgt. Der Systempartner sollte nicht zu klein sein, um nicht von einzelnen Personen und deren Knowhow abhängig zu sein, aber auch nicht zu groß, damit man nicht mit ständig wechselnden Ansprechpartner im Vertrieb, Consulting und Support zu tun habe. Für die Technik und im Vertrieb sollte es jeweils einen festen Ansprechpartner geben, der sich nicht jedes Mal neu in das System einarbeiten muss, um konkrete Anliegen zu verstehen, so dass die Zusammenarbeit zu jedem Zeitpunkt „rund“ läuft.

 

Für die Vogel Geschäftsführung war zudem entscheidend, dass über alle Daten hinweg, sei es in der Buchhaltung, in dem Dokumentenmanagementsystem oder über die Schnittstellen zu den Partnerlösungen, eine durchgängige Dokumentation gewährleistet ist. Bei externen Prüfungen wie etwa vom Finanzamt haben die Datentransparenz, Nachvollziehbarkeit und Nachweis- bzw. Revisionssicherheit für das Unternehmen oberste Priorität. „Da bei uns ohnehin eine größere Anpassung in unserer DATEV Buchhaltung anstand, haben wir mit unserem Anliegen kurzerhand eine Anfrage bei der DATEV gestartet.  Im Ergebnis hat man uns daraufhin mit dem IT-Systemhaus LANOS in Kontakt gebracht, das als zertifizierter DATEV-System- und Lösungspartner nicht nur langjährige Erfahrungen im DATEV- und Steuerberater-Umfeld besitzt, sondern auch ein zertifizierter ASP- bzw. IT-Outsourcing-Partner ist. Für uns und unser Vorhaben war dies eine optimale Basis für eine künftige Zusammenarbeit, so dass wir LANOS nach Ausschreibung und dem ersten Workshop den Auftrag zur Migration unserer Systeme in das Rechenzentrum erteilt haben“, so Peter Vogel weiter.  

 

Fokus künftig auf wertschöpfende Prozesse

In den darauffolgenden Monaten wurden zunächst alle relevanten Prozesse genau unter die Lupe genommen und das Migrationskonzept mit den jeweiligen Meilensteilen festgelegt. Nach den konzeptionellen Überlegungen ging es an die Umsetzung. Im Rahmen einer umfangreichen Testphase wurden schließlich die Schnittstellen, die automatisierten Datenabrufe und die Performanz der Datenübertragung überprüft, um eine hinreichende Arbeitsplatzgeschwindigkeit und hohe Produktivität bei der PC-Arbeit zu erreichen. Die eigentliche Migration ist dann schließlich in zwei Wochen vollzogen worden.

 

Die operativen Abläufe sind dabei im Wesentlichen unverändert geblieben, nur dass der Server und die Anwendungen nunmehr im externen Rechenzentrum ihren Dienst verrichten. „Die wesentliche Änderung liegt vornehmlich darin, dass die Erweiterung, Wartung und Instandhaltung der IT nun nicht mehr auf unseren Schultern lastet. Wir sind nun in der Lage, Flaschenhälse sehr frühzeitig zu identifizieren und können nach Bedarf spezifische Komponenten erweitern oder verkleinern“, resümiert Peter Vogel. „Perspektivisch werden unsere Geschäftspartner aus dem Leasing- und Versicherungsumfeld vermehrt mit eigenen Webportalen zur Abwicklung der Abläufe nutzen. Mit unserem heutigen Betriebsmodell können wir nicht mehr benötigte Infrastrukturen und damit auch unsere Kostenstrukturen flexibel anpassen - unsere eigene IT hätten wir auch beim vermehrten Einsatz von Webportalen weiterhin aufwändig pflegen und vorhalten müssen. Insofern war der Umzug in die LANOS®cloud für uns ein sinnvoller und notwendiger Schritt. Nicht nur aus Gründen der Zeitersparnis von über 10 Stunden jeden Monat, der Kosten- und Datensicherheit, sondern auch, weil wir die Betriebsverantwortung unserer Server in kompetente Hände geben und uns voll und ganz auf unsere wertschöpfenden Prozesse fokussieren können.“