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Apparatebau Jürgen Schmitz automatisiert Lohnabrechnungsprozess in Lexware

Mit dem stetigen Mitarbeiter- und Unternehmswachstum wuchsen bei der AJS Apparatebau Jürgen Schmitz GmbH, Sondermaschinenbauer mit Sitz im Rheinland-Pfälzischen Koblenz, auch die Anforderungen an die Zeiterfassung und Lohnabrechnung der Mitarbeiter. Die analogen Stempelkarten und vielfach noch händisch zu erfassenden Lohnmerkmale im Lohnbuchhaltungssystem Lexware führten regelmäßig zu einem erhöhten Arbeitsaufkommen und machten die Buchhaltung anfällig für Fehler bzw. manuelle Nachprüfungen.

Um den Prozess der Zeiterfassung und Zeitbewertung zu automatisieren und einen reibungslosen elektronischen Datenaustausch mit der bestehenden Unternehmenssoftware zu gewährleisten, führte das Unternehmen 2018 mit dem IT-Systemhaus LANOS die Zeiterfassungs-Software timeCard mit der Lösung Lohnbuchhaltung+ ein.

Dank eines durchgängigen, vollständig digitalen Datenaustausches zwischen der timeCard Zeiterfassung und Lexware spart das Unternehmen seither jeden Monat zwei Personentage an manuellem Prüf- und Erfassungsaufwand für die Abrechnung der rund 70 Mitarbeiter ein.

Logo Apparatebau Schmitz GmbH
Montageautomat Apparatebau Schmitz GmbH
Apparatebau Schmitz GmbH Gebäude

Gegründet 1989 hat sich die Koblenzer Apparatebau Jürgen Schmitz GmbH in über drei Jahrzehnten bis heute zu einer starken und auch international renommierten Marke im Sondermaschinenbau entwickelt. Das Leistungsspektrum umfasst die Eigenentwicklung, Konstruktion und Fertigung von Sondermaschinen u.a. für die Lebensmittel-, Keramik- und Automobilindustrie. Als Auftragnehmer und Lohnfertiger ist das Unternehmen ebenfalls in allen Bereichen der spanenden Fertigung tätig und stellt im eigenen hochmodernen Maschinenpark Werkstücke nach Kundenwunsch und in höchster Präzision her. 

 

Notwendige Digitalisierung der Abrechnungsprozesse


Bis Anfang 2018 wurden bei AJS die Arbeitszeiten der Mitarbeiter noch „analog“ mit den Anfangs- und End-Zeiten auf Stempelkarten in Papierform erfasst. Die Lohnbuchhaltung musste daraufhin in manueller Detailarbeit händisch prüfen, welche Lohnmerkmale bei welchen Mitarbeitern zu welcher Zeit für die Lohnabrechnung zugrundezulegen sind, um diese dann ebenfalls manuell in das Lohnbuchhaltungssystem Lexware zu übertragen. Bei der Aufbereitung, Berechnung und Prüfung der Lohnabrechnungen verzeichnete das Unternehmen regelmäßig „Peaks“ in Form eines erhöhten Arbeitsaufkommens in der Lohnbuchhaltung.
„Diese weitgehend händische Prozesskette wurde mit unseren stetig steigenden Mitarbeiterzahlen zunehmend unwirtschaftlich, so dass wir uns dazu entschlossen haben, uns hier mit einer zukunftsfähigen Lösung neu aufzustellen und die manuellen Lohnabrechnungsprozesse für unser weiteres Unternehmenswachstum zu automatisieren“, erläutert Roland Rommersbach, der das Unternehmen heute gemeinsam mit AJS Unternehmensgründer Jürgen Schmitz leitet.  

 

Lexware-Schnittstelle entscheidend


Mit dem Entwurf eines Anforderungsprofils war schließlich der Grundstein für den anschließenden Auswahlprozess gelegt, um im zweiten Schritt geeignete Lösungsanbieter zu identifizieren und sich Lösungsansätze vor Ort präsentieren zu lassen.
„Wir kommen aus einem produzierendem Gewerbe, das in der Fertigung mehrschichtig arbeitet. Hier treten immer wieder besondere Konstellationen etwa im Zusammenhang mit Schicht- und Datumswechseln auf, die in der Lösung berücksichtigt und abgebildet werden müssen: Geht z.B. eine Nachtschicht etwa in einen Feiertag über, so müssen die anfallenden Zuschläge auch elektronisch zuverlässig abgegrenzt werden können, um eine korrekte, mitarbeiterspezifische Lohnbe- und -abrechnung zu gewährleisten“, führt AJS Geschäftsführer Roland Rommersbach aus.

Ein weiteres wichtiges Kriterium im Entscheidungsprozess war die Schnittstellenanbindung zu der bestehenden Unternehmenssoftware Lexware, die seit Jahren u.a. in den Bereichen Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft zur Anwendung kommt. Wie sich jedoch schnell herausstellte, gab es nur sehr wenige Zeiterfassungs-Anbieter, die entweder über eine Lexware-Schnittstelle verfügen oder aber auf Basis einer Standardschnittstelle eine störungsfreie bidirektionale Anbindung ohne großen Aufwand anbieten konnten: Von den verbliebenen Lösungsanbietern im Auswahlprozess scheiterten am Ende die meisten Dienstleister an der elektronischen Kommunikation mit Lexware.

Mit dem IT-Systemhaus LANOS war am Ende nur ein Anbieter in der Lage, dem Projektteam in der Präsentation konkret aufzuzeigen, wie die Daten aus der Zeiterfassungslösung timeCard von REINER SCT sauber und fehlerfrei in Lexware importiert werden können. Da auch alle übrigen Anforderungen, Problem- oder Fragestellungen kompetent beantwortet werden konnten, erhielt das Systemhaus LANOS mit der timeCard und der Lösung Lohnbuchhaltung+ für die Aufbereitung der Zeiterfassungsdaten schließlich den Zuschlag für das anstehende Einführungsprojekt. 

 

Datenqualität stand im Vordergrund


Die Systemeinführung erstreckte sich über wenige Wochen und verlief völlig reibungslos, da diese in enger Abstimmung sehr professionell vorbereitet wurde. Zeitgleich zur System-Implementierung und –Parametrisierung im Juni 2018 wurde die Lexware-Schnittstelle aufgesetzt und die Mitarbeiter geschult. Um die Ergebnisse besser vergleichen und die Datenqualität des neuen Systems beurteilen zu können, haben die Mitarbeiter bei AJS über den Zeitraum von einem Monat ihre Arbeitszeiten sowohl digital per RFID Chip an den neuen TimeCard-Terminals als auch analog in Papierform erfasst.

„Da die Lohnabrechnung ein sehr sensibler Bereich ist, wollten wir hier einfach eine größtmögliche Sicherheit für uns und unsere Mitarbeiter erreichen und gleichwohl prüfen, ob wir mit dem neuen System einen identischen Daten-Output erzielen. Diese Testphase war für uns sehr wichtig, einerseits um zu erfahren, ob unsere Mitarbeiter auf Anhieb mit der Systemumstellung gut zurechtkommen und andererseits zu wissen, ob wir auf die Korrektheit der Lohnabrechnungen vertrauen können. Das Ergebnis in der Test- und Anlaufphase hat uns aber in jeder Hinsicht überzeugt, so dass wir die Zeiterfassung schon ab dem Folgemonat nur noch digital realisiert haben – ohne zusätzlichen Nachprüfungs- oder Nachbearbeitungsaufwand“, so Roland Rommersbach.

Mit der Einführung der digitalen timeCard und der Erweiterung Lohnbuchhaltung+ hat sich der Prüfaufwand der Lohn- und Gehaltsabrechnung enorm reduziert. Pro Monat spart das Unternehmen rund 2 Arbeitstage an Aufwand für die Bearbeitung und Prüfung der Abrechnungen ein. „Trotz automatisierter Vorgänge können wir uns heute darauf verlassen, dass die jeweils hinterlegten Lohnmerkmale korrekt und die Abrechnungen fehlerfrei sind. Unsere Lohnbuchhaltung kann im weiteren Prozess ohne lange Prüf- und Bearbeitungszeiten direkt mit der Abwicklung der Lohnabrechnung beginnen“, resümiert Geschäftsführer Roland Rommersbach. 
 

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